第一章 总 则

第一条 为改进工作作风，提高工作效能，加强对会议、活动的统筹安排和综合协调，根据校领导意见和干部职工要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 统筹协调会议、活动，是保持学校工作的整体性、系统性，提高工作的主动性、计划性，保证学校工作良性运转的重要手段，全校各部门、各院系应重视对会议、活动的有效组织和科学管理，结合本办法创造性地开展工作。

第三条 本办法所指的会议包括五个类别：学校党代会、教代会、工作会议等重大会议；按相关议事规则召开的学校党委常委（扩大）会、党政联席会、院长办公（扩大）会等领导例会；党委书记或院长出席、中层正职参加的重要会议；校领导出席、中层干部参加的、研究部署一项或几项工作的专题会议；一个或几个部门联合召集的，使用学校会议室、接待厅、学术报告厅的一般会议。

第四条 本办法所指的活动包括五个类别:重要节日庆祝活动、开学典礼、毕业典礼、迎新工作等校领导出席、广大师生参与的重大活动；校党委书记或院长出席、影响较大的重要活动；校领导出席、多部门参加的专题活动；由一个或几个部门举办的、众多师生或社会人员参加的一般活动；使用学校会议室、接待室、学术报告厅开展的其他活动。

第五条 召开会议、举办活动应遵循精简、高效、务实、节约的原则，认真履行审批制度。重大会议由党委批准，重要会议和重大、重要活动由党委书记或院长批准，专题会议、活动由主管校领导批准。

第六条 会议、活动的统筹协调部门为学校党政办公室。

第二章 材料提交

第七条 会议牵头部门负责提交会议基本材料，填写“拟召开会议基本情况表”（见附件1），注明会议名称、时间、地点、出席领导、参加人员、计划用时、主要议题、主管领导意见等内容，并提交三套完整的会议材料。

第八条 需报党委常委（扩大）会、党政联席会、院长办公（扩大）会等领导例会研究决定的事项，应填写“议题申报表”（见附件2），注明议题名称、拟提交的会议、需研究解决的主要问题,经主管校领导批示同意，并提交与参会人员数量相当的会议材料。

第九条 活动的牵头部门负责提交活动基本材料，填写“拟举办活动基本情况表”（见附件3），注明活动名称、时间、地点、参加人员、主要内容、协作部门、主管领导意见等。

第十条 举办活动一般不要影响正常的教学秩序，确需师生调课的，须经教务处批准，并注明。

第十一条 每周五上午九时前，将下一周拟召开会议、举办活动的材料和需领导例会研究的议题材料报学校党政办公室。同时办公室负责向校领导征集下周会议、活动的计划安排。

第三章 统筹协调

第十二条 党政办公室按照“要事优先、先报优先，局部服从整体、部门服从全校”的原则统筹协调，将人员相同、内容相近的会议予以合并，形成初步方案，报党委书记和院长研究议定，并于每周一上午公布“石家庄学院一周主要会议、活动安排表”（见附件4）。

第十三条 党委常委（扩大）会、党政联席会、院长办公（扩大）会的议题及相关文字材料，一般由党政办公室在会前呈送参会校领导。

第十四条 列入计划的会议和活动，如需调整，牵头部门要第一时间与党政办公室联系，报有关领导研究。未经同意，不得随意更改会议和活动安排。紧急公务，随到随办。

第四章 通知安排

第十五条 重大会议、领导例会、重要会议由党政办公室通知，其它会议由牵头部门通知。会议室、接待厅、学术报告厅的协调安排由党政办公室负责，会务准备、会议组织由牵头部门负责。

第十六条 重大活动、重要活动由党政办公室通知，其他活动由牵头部门通知。活动组织以牵头部门为主。

第十七条 会议、活动的通知可采用校园网发布、电话通知、短信通知等方式。可直接通知参加人或所在部门办公室。校园网发布通知一般至少提前两天，由所在部门办公室通知有关参加人员；提倡用短信等现代通信手段发通知，参加人员接短信通知后应及时回复，确保通知到位。

第五章 附则

第十八条 本办法由学校党政办公室负责解释，自发布之日起实施。