第一章 总 则

第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合我校工作实际，制定本条例。

第二条 本条例所指的档案是我校从事教学、科研、党政管理和其他各项工作中直接形成的反映我校活动历史，对我校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。学校全部档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的重要工作。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划，列入议事日程，加强对档案工作的领导，在人员、经费、用房、设备等方面给予保证。 

第二章 领导体制和档案部门的基本任务 

第四条 我校档案工作受上级有关部门的指导、监督与检查。学校由一名副校长分管档案工作。

第五条 学校设综合档案室，隶属于校长办公室，由校长办公室一名副主任兼管。综合档案室即是我校档案工作的职能管理部门，又是保管和开展提供利用档案的机构。

第六条 学校各系（部）、处、室等归档部门，确定一名领导分管档案工作，并配备一名兼职档案人员具体负责档案工作。各归档单位的档案工作在学校综合档案室的指导下进行。

第七条 综合档案室的基本任务

1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规、政策和规定，规划全校档案工作。

2、制订、完善学校档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。

3、负责收集、征集、整理、鉴定、分类、保管和统计全校各类档案及有关资料。

4、开展档案的开放和提供利用工作。

5、编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源。

6、负责全校兼职档案工作人员业务培训工作。

7、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

8、负责全校文史工作和综合统计工作。

9、完成学校领导交办的其它工作任务。 

第三章 文件材料的积累、立卷和归档 

第八条 学校各部门要把各种文件资料的形成、积累、立卷和归档工作纳入学校和部门工作计划；纳入管理制度；纳入教学、科研和管理人员的职责范围。把反映学校主要职能活动的各种文字、图表、声像材料完整、准确、系统地归档保存。

第九条 学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十条 我校实行文件材料形成部门收集、整理归档制度，各部门兼职档案工作人员应根据本部门的业务工作规律，及时将办理完的文件材料按类别、问题、时间排列装入袋、盒内，以便按规定编制移交目录向档案室移交。

第十一条 凡需归档的文件材料，必须遵循按照其自然形成规律保持其有机联系，便于保管利用的原则，进行系统整理、编写件号和页号，填写归档文件目录表及备考表，交本部门主管领导审查后向档案室办理移交手续。

第十二条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整、字迹、图样清晰；不得用易褪色、易变质的材料书写；不能有金属装订物。

第十三条 各类档案的归档时间

1、党群、行政、出版、外事类档案应在次年六月底前归档。

2、教学类档案应在次年寒假前归档。

3、科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档。

4、基建类档案应在项目竣工验收后两个月内归档。

5、设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。

6、声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档。

7、财会档案应在每年年终立卷，由财务部门保管两年，于次年六月底前归档。

第十四条 学校各部门向档案室移交档案时，必须办理交接手续，填写移交清单，双方清点无误后签字、盖章。 

第四章 档案的管理 

第十五条 学校档案室要按照国家有关档案管理标准化、规范化的规定与要求，制定学校的档案实体分类法和各类档案工作规范，编制案卷目录、全引目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第十六条 学校各类档案根据其价值分为永久、长期（16-50年）、短期（15年）三种保管期限。

第十七条 档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。

第十八条 档案室对于我校教职工个人在从事教学、科研及党政管理工作中形成的重要文件材料，可通过征集、代管等形式进行管理，学校应对个人捐赠档案者给予一定的奖励。

第十九条 档案室对保管期限已满的档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按档案的销毁原则，登记造册，报学校领导批准，予以销毁。销毁清册应永久保存。

第二十条 制定统计制度，对档案的收进和移出、全宗和案卷的数量、档案的利用情况进行统计。并按照有关规定向上级报送各种档案工作基本情况统计表。

第二十一条 档案库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施及设备。库房管理人员要定期检查档案的保管情况，发现问题及时向领导报告，并及时进行处理。 

第五章 档案的开放和利用 

第二十二条 学校档案室要积极创造条件，按照国家有关规定向学校和社会开放档案。

第二十三条 学校档案室所保存的档案主要供本校利用，其他单位和个人需要查阅时应持介绍信，方可查阅。若利用的档案涉及到重大问题或党和国家的机密，须经主管校长批准。

第二十四条 查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得卷拆、污损、涂改、转借、遗失。归还档案时档案部门要认真检查、注销，如有损坏、丢失档案者，须及时报告学校领导，严肃处理。 

第六章 考核与奖惩 

第二十五条 学校档案室应建立考察、考核、评估制度，明确岗位职责，对于在档案工作中做出突出贡献的专、兼职档案工作人员，由学校给予表彰和奖励。

第二十六条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，因玩忽职守造成档案损失或失密、泄密的有关领导和个人，根据情节轻重，依照有关规定，由学校给予行政处分；构成犯罪的由司法部门依法追究刑事责任。