各学院、各部门：

为做好2022年度教学档案及以往年度各学院、各部门各类文件材料的归档工作，确保各类材料及时、准确、完整归档，集中统一管理，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）2022年度年度，各学院、部门在学习、工作、活动中直接形成的能反映学院发展的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的各类文件材料。

（二）各学院、部门自己产生的重要文件材料须归档。（详见附件3：石家庄学院文件材料归档范围与保管期限）

（三）历年未移交或未完全移交的档案，请各学院、各单位认真检查，尽快完成档案移交工作。

（四）2022年度学籍档案，包括学籍表成绩单等。

二、归档要求

（一）各学院、部门负责人要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要认真履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料的完整、齐全，并按时移交。

（二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

（三）重要请示类文件材料如已答复，须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

（四）归档的文件材料须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

（五）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

（六）归档文件材料的整理要求

1.归档的文件材料，以“件”为单位，按照正文在前、发文稿纸、定稿的顺序进行整理，归档文件可用回形针、凤尾夹等整理，严禁使用订书针、大头针、胶水等装订，以免造成文件材料页面的破损，确保文件材料的完整性。

2.所有归档的文件材料须用铅笔进行页码编写，凡是有文字、图表的页面均要编写页码，正面编在右上角，背面编在左上角，空白页面不编写，（完整印装成册并编有页码的，文件原有页码与拟编页码相同的，可保持原有页码，不再重复编写）每份文件均从“1”开始编写页码。

（七）归档图像的整理要求

1.归档图像指是各学院、各部门在学习、工作、活动中直接形成的照片和视频资料等（如：学院新闻主页上的活动照片、重大节日、庆典活动时的照片和视频资料等）。

2.归档的照片和视频资料必须图像清晰、反映事件清楚完整。归档照片纸质版冲洗规格：5寸彩照（纸质版、电子版同时归档）；视频资料刻录成光盘直接归档。

（八）归档文件目录填写说明（归档文件目录见附件2）

1.序号：归档文件材料序号顺序必须与实际归档文件材料的排列顺序一致。

2.档号：由学院档案管理部门负责填写。（学院、部门不填写）

3.责任者：填写制发文件机关的名称或个人姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；字体采用宋体5号字体，两个以上责任者采用宋体6号字体。

4.文号：填写文件的发文字号，填写时应照实抄录，不得省略其中的某一部分或改动，无文号的文件材料此项不填。

5.题名：按照文件原题名录入，不得省略或变更，无标题或标题不能揭示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[ ]”以示自行拟制，字体采用宋体5号字体。

6.日期：填写文件的形成时间，一般以落款时间为准。

7.页数：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。

8.备注：必要时简要注释需要说明的特殊情况。

三、归档程序

1.档案移交时，交接双方当面检查，档案室工作人员按文件材料归档要求进行验收，按要求整理合格后，双方确认后办理移交手续。

2.归档部门移交档案材料时，需按要求填写《石家庄学院档案移交单》（见附件1）。

3.归档目录电子和纸质目录齐全。

四、移交时间、地点

各学院、部门兼职档案员按归档要求进行收集整理后，于2023年4月30日前移交学校档案室，并填写档案移交单一式两份，移交时双方签字确认，各执一份留存备查。

联系人：郭雅青、齐引敬，联系电话：66617030。

附件1：归档文件目录

附件2：石家庄学院档案移交单

附件3：石家庄学院文件材料归档范围与保管期限（定） 

 

办公室

2023年2月24日